[文章] 重要但不急的事--建立效率的關鍵

進班兩週後，發現有一堆處理不完的事情，都是因為事前沒做好預備。

回來檢討，我應該要再多思索下一次進班，處理事情的輕重緩急，做好事前準備。

那什麼是關鍵呢？


專注在重要不急的事是非常重要並建立起效率的關鍵。

前一陣子，一位從事保險的朋友徵詢我的意見。他已經晉陞主任，下面也帶了幾位銷售，因為工作關係他非常的忙，但是無論怎麼努力，卻發現業績一直上不去。“遇到瓶頸了。”他説，因為無論再怎麼努力都無法突破，氣餒的感覺侵蝕著他。就我對他的認知，他是認真、努力的年輕人，專業知識沒有問題。我想一定是有些方法不對。我花了時間跟他一起把所有的工作時間內容過了一次，了解他時間的利用率。下面是我給他的一些建議：

優先做重要不急的事。如果我要多數人在下列四大類事情選擇優先做的事：重要又急；重要但是不急；不重要但是很急；不重要也不急。多數人一定會選第一個，但是成功有效率的人卻是選擇重要不急的事。因為第一類就像狗咬尾巴團團轉，很多都是像救火的事情，例如這個星期要交差的項目，即將發出的週報……但是重要不急考慮的是長遠的成功，例如了解産業趨勢併為客戶做好項目建議，或是為週報建立起一個系統，有固定的格式與樣板，指定好每個模塊的負責人提供內容等等。一開始會花比較多時間，但是慢慢地會發現，重要又急的事變少了，這也是可以讓領導知道你可以面對更大挑戰的時候了。例如我在進入微軟前就認定英語是其中一件重要不急的事，儘量每天花20～30分鐘在上面，上班路上也聽，新聞也儘量看英文新聞，跟西方同事開會的時候還偷偷錄音學習他們的用字。一年、兩年，到現在在微軟七年了，我正享受著重要不急的事帶給我的利息呢！

運用別人的時間與別人的錢來賺錢。這是所謂的OPT與OPM（Other People’s Time & Money），會賺錢的人正是充分利用這兩點，讓別人在他度假、睡覺的時候都在幫他賺錢。例如開公司，你賺的是利潤，員工賺的是死薪水，跟銀行貸款或找創投進行投資就屬於這兩類。我的朋友認同這一點，因為他所帶團隊的業績會跟他的業績與獎金挂鉤；換句話説，把團隊帶起來是他重要不急的事，而目前他雖然有團隊，卻是僅靠自己的能力勉強維持住業績。我請他把時間分三個優先順序：試著割捨掉低優先順序的時間，例如一天４小時上下班的時間，研究是否可以利用或是改住到離公司比較近的地方；例如儘快把人補齊、為他們進行培訓、協助他們補強不足的地方例如銷售技巧、穿著、應對進退等。

你面對的問題，其他人也一定面對過。這是我在亞洲總部的主管給我的概念，千萬不要自己蒙著頭做事，因為多數的問題都是類似的。如果是一項挑戰或是難題，先去研究或找找是否有人在此之前曾面對過一樣的問題。小的公司，可以找負責類似産品或項目的人；大點的公司可以找不同分公司的最佳典範。更棒的是，多數已經都有人解決並有好的方案了。他因此拉下臉跟主管説明自己的弱點，主管也很快幫他找到了鄰近區域最佳的主任為他的學習對象並分享經驗。目前他已經再度充滿活力，準備好挑戰自己的極限。

專注在重要不急的事是非常重要並建立起效率的關鍵，類似的，你也該把這觀念套用到生活裏。例如很多人只顧著忙於工作、應酬，但是忽略了家庭的另一半或是小孩。轉念一想，目前的工作也許陪你五年、十年，但是你的家人可是會陪你三十年、五十年的，如此我們是否也該將之視為重要不急的事，花點時間關心他們，為他們做點什麼呢？

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